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Assistant (e) de gestion Services Généraux


Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

L'EFS est un acteur vital pour le système de santé français, aussi vital que le sang l'est pour l'organisme.
Acteur public, placé sous la tutelle du Ministère des solidarités et de la santé, il est garant de l'autosuffisance du pays en produits sanguins labiles.

Mais pas seulement ! Avec 10 000 professionnels répartis dans toute la métropole et les territoires d'Outre-mer, l'EFS est mobilisé à toutes les étapes de la chaîne de soin au service des patients et pleinement engagé dans la médecine de demain : de la recherche fondamentale et clinique aux diagnostics en passant par la formation jusqu'au soin des patients transfusés ou greffés.  

Référence

34-2024-15753  

Date de parution

04/07/2024

Description du poste

Métier

Administration / Services généraux - Secrétaire / Assistant

Intitulé du poste

Assistant (e) de gestion Services Généraux

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Date de prise de poste envisagée

Septembre 2024

Rémunération

Selon profil

Description de la mission

Assurer l’assistance au sein des Services Généraux pour garantir le suivi des prestations au niveau régional du périmètre du service : déchets (dasri et autres déchets: DIB, recyclage …), nettoyage des locaux, blanchissage vêtements de travail, archives, accueil/affranchissement.

Un portefeuille dédié à l’assistante, référente principale sur celui-ci, et polyvalence avec les autres portefeuilles pour continuité en cas de remplacement.

 

-        Suivi des marchés nettoyage, vêtement travail, archivage, enlèvement des déchets

-        Assistance gestion site St Etienne (courrier, commande repas,…)

-        Gestion des déplacements de la région Auvergne-Rhône-Alpes

Gestion dans les différentes étapes du suivi des prestations :

- Aide à la mise en place des marchés en région, au plus près des services, maitrise de son périmètre et ses évolutions.

- Organisation du suivi sur le terrain, organisation de réunions avec les différents interlocuteurs internes et externes,

- Suivi et traitement des problèmes remontés par le terrain, transmettre aux prestataires, suivre la réalisation.

- Suivi administratif et financier: établir les DADEM selon les bonnes pratiques ou les devis, suivi et validation des factures dans l'outil VIM, tenu de tableaux de suivi des prestations, traitement des litiges financiers, demande et suivi des avoirs, refacturation des prestations.

- Participer aux réunions sur les sites,

- Participer au suivi qualité du service : traitement des anomalies et suivi avec le référent qualité. Formalisation des divers comptes rendus de réunions interne et externe du service.

 

Missions d’assistance de la responsable de site de Saint Etienne: gestion/affranchissement du courrier, gestion des plateaux repas, tâches diverses liées au site (badges, affichage …).

Spécificité du poste

Poste : permis B obligatoire.

Déplacement en région AURA, tous sites.

Profil

 

Pré-requis obligatoires pour la fonction  :

 

Etre titulaire d'un bac+2 en gestion ou être titulaire d'un baccalauréat et d'une expérience de 2 ans dans une fonction similaire

Etre A l’aise avec les outils informatiques,

Savoir faire des tableaux de suivi Excel,

Savoir faire des suivis financiers, comprendre les factures, en assurer le suivi

Connaître le logiciel SAP, pour les suivis financiers

Capacités relationnelles pour gérer les nombreuses remontées des anomalies des différents services de la région, et répondre aux demandes

Avoir de très Bonnes capacités rédactionnelles et d’expression.

 

 

 

 

Candidat recherché

Niveau d'études min. requis

Bac/Bac+1

Diplôme

Bac / Bac Pro

Spécialisation

  • Gestion & Adm Entrep
  • Assistante de Direction

Niveau d'expérience min. requis

de 1 à 3 ans

Atouts et conditions de travail

Avantages

- Prise de congés dès la 1ère année.

- Augmentation annuelle garantie de 1% du minimum conventionnelle, plus des augmentations individuels régulières. 

- Mutuelle et prévoyance d'entreprise. 

- Comité d'Entreprise dynamique (location d'appartements de loisirs, séjours, chèques vacances, chèques rentrée, participation annuelle aux activités culturelles et sportives …)

- Expérience antérieure valorisée dans le calcul de la rémunération. 

- RTT. 

Organisation de travail

Sur site

Notre politique handicap

À compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation d'handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues. 

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Rhone-Alpes, Loire (42)

Lieu

Saint Etienne