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Assistant F/H


Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

L'Etablissement Français du Sang est l'opérateur civil unique de la transfusion en France. La transfusion sanguine, dont l'EFS a le monopole depuis 2000, comprend le don de sang, le don de plasma et le don de plaquettes. L'Etablissement Français du Sang est le garant de la sécurité de la chaîne transfusionnelle, du donneur au receveur. Il contribue à soigner plus d'1 million de malades chaque année. L'Etablissement Français du Sang est présent sur l'ensemble du territoire (dont DOM) avec ses 153 sites de collecte et ses 40 000 collectes mobiles.   

Description du poste

Métier

Administration / Services généraux - Secrétaire / Assistant

Intitulé du poste

Assistant F/H

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Description de la mission

Nous recherchons un assistant administratif H/F pour accompagner la cadre de pôle de l'HEGP.

Au sein d'un service médicotechnique , vos principales missions seront :

• Création, gestion, suivi et exploitation de fichiers Excel

• Extraction INLOG et BO

• Etude, suivi et diffusion de processus

• Saisie, mise en forme et gestion des courriers, rapports, comptes rendus, dans le respect des normes de l'établissement

• Gérer l'agenda du responsable et organiser les réunions de service: convocations, préparation des dossiers, réservation de salles

• Veiller au classement et à l'archivage des documents selon les procédures en vigueur

• Mise en place d'indicateurs

• Suivre l'état des stocks de consommables, identifier les besoins en approvisionnement et réaliser les commandes nécessaires des fournitures de bureau
Gestion du courrier

• Gérer la documentation du service dans l'outil d'assurance qualité et préparer des documents à caractère technique

• Assurer l'actualisation des modes opératoires et procédures

• Participer à la gestion et suivi des dossiers du personnel

• Saisie dans l'outil OPTIMA (planning validé), commande de ticket restaurant et dispatche

• Assurer l'accueil physique des visiteurs/prestataires et réceptionner les appels téléphoniques (renseignement et orientation des interlocuteurs, transmission d'informations...)

Profil

Titulaire d'un BTS Assistant Manager ou formation équivalente.

Une expérience dans le traitement d'extractions de données et une Maîtrise avancée du Pack Office sont indispensables.

La connaissance des logiciels Visio et Optima serait un véritable plus.

Nous recherchons une personne réactive qui sache allier autonomie, gestion des priorités, esprit d'équipe et qui possède une bonne aisance relationnelle.

Date de prise de poste envisagée

dès que possible

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu

HEGP

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Bac+2

Diplôme

DEUG / BTS / DUT

Spécialisation

  • Administration publique
  • RH Ressources Humaines
  • Secrétariat
  • Assistante de Direction

Niveau d'expérience min. requis

de 1 à 3 ans