Missions principales : L’assistant(e) administratif(ve) du service informatique  assure le suivi administratif du service et intervient sur plusieurs domaines : gestion des commandes et des factures, gestion des équipements informatiques, suivi RH et contrats de maintenance.

1. Gestion administrative et secrétariat

Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriers et courriels du service.
Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs (rapports, comptes-rendus, notes, etc.).
Planifier les réunions et gérer les agendas du service informatique.

2. Gestion des commandes et facturation (SAP)

Saisir et suivre les commandes via SAP en lien avec le service achats
Assurer la réception et le contrôle des factures fournisseurs.
Suivre la validation des factures et des paiements en lien avec la comptabilité.
Vérifier la conformité des prestations facturées avec les bons de commande et contrats établis.

3. Suivi des marchés publics. Connaître et appliquer les procédures liées aux marchés publics.
Assurer le suivi des échéances et des renouvellements de marchés.

Assister dans la rédaction et la gestion des appels d’offres et contrats publics.

4. Gestion des équipements informatiques et inventaire

Assurer le suivi des attributions d’équipements aux utilisateurs.
Mettre à jour l’inventaire du matériel informatique (ordinateurs, téléphones, périphériques, etc.).
Coordonner les demandes de maintenance et de remplacement des équipements.

5. Suivi RH et gestion administrative du personnel

Suivre les absences et congés du personnel du service informatique.
Préparer les dossiers administratifs liés aux recrutements et à l’intégration des nouveaux arrivants.
Assurer le suivi des formations et certifications des collaborateurs.

6. Suivi des contrats et de la maintenance

Gérer les contrats de maintenance des équipements et logiciels.
Assurer le suivi des prestations des fournisseurs et prestataires externes.
Suivre les échéances et renégociations des contrats

Intégrer l’Établissement Français du Sang, c’est rejoindre l’acteur vital de la chaîne transfusionnelle dans le système de santé français, et c’est sauver 1 000 000 de patients chaque année.

Nos engagements :
Neutralité : L’EFS garantit un environnement de travail sur un principe de neutralité politique, philosophique et religieuse.
Solidarité : Nous favorisons un esprit d’équipe où chaque individu, quelles que soient ses origines, son âge ou ses croyances, peut s’épanouir et apporter sa contribution à notre mission commune

• Formation Bac+2 en gestion administrative, assistanat de gestion ou équivalent.

• Expérience souhaitée dans un service informatique ou dans un environnement technique.

• Connaissance du fonctionnement des services IT et de la gestion des équipements informatiques appréciée.

- Prise de congés dès la 1ère année

- Augmentation annuelle garantie de 1% du minimum conventionnelle, plus des augmentations individuels régulières
- Mutuelle et prévoyance d'entreprise
- Participation de l'employeur à la restauration
- Comité d'Entreprise dynamique (location d'appartements de loisirs, séjours, chèques vacances, chèques rentrée, participation annuelle aux activités culturelles et sportives …)

- Expérience antérieure valorisée dans le calcul de la rémunération
- Accès à un large choix de formation

À compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation d'handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues.